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カイゼンは必要なところから生じる。

  ライブドアの堀江社長の方が売れているようですね。
 近鉄買収で話題を作る前に発刊されていた「100億稼ぐ男の仕事術」をたまたま神保町のビレッジバンガードで見つけて読んでから、すぐに実行に移したことがあります。「Bulk News」がそれです。当日発売の新聞記事から自分であらかじめ設定しておいたNEWSソースから記事の項目だけをメールで毎日送信してくれるという優れもの。これで目的を絞った情報収集がしやすくなりました。ただ最近思ったのは、日経新聞に掲載されている書籍の広告はやっぱり新聞でしか手に入りません。ですから新聞が要らないわけではありません。

 もうひとつ、すぐに始めたことはメールソフトによる予定管理。私のノートでは予定時刻になるとアラームがなるように設定してあります。仕事だけではなく、読みたいと思った本の発売日に鳴らしたり、もう一度目を通しておきたい記事をコピー・ペーストしておくので、アラームが鳴るとその項目を開いて再確認します。これが習慣化を後押しするツールです。

 うちの社では役員・社員・事務スタッフ全員が登録しているML(メーリングリスト)に毎日報告事項を書き込んで送信しています。もうだいぶ長いこと継続しています。紙ベースでの報告を徐々に失くそうと思っていたので、更に推進させる必要がありました。この本を読んであらためて行動に移したことがあります。
 事務スタッフを除き、社員とチューターと呼んでいる契約社員の心強いスタッフのMLを活用するとともに、それまで紙ベースで行い本部にFAXしてもらっていた日報を廃止。全てMLにて報告すること、またそのメリットについて根回しをしてから会議で提案。諸々の懸念事項はありましたが、夏をまたいでやっとこの9月から始動しました。

 特に各校を預かっているキーマン達(チューター)から好評をいただきました。それまで紙に日報を書いて、本部にFAXして、書ききれなかったら翌日休みにも関わらず出社してきてくれて加筆し、夜遅く家に帰ったら携帯メールで他のチューターに連絡事項を回して、といった気の遠くなるような作業を日々黙々と行ってくれていた彼らです。(彼らの中には理系の学生さんもいて、学業と責任の両立のためには大変だったと思います。本当によくやってくれていました。)
   
 彼らにとってのメリットは他にもあります。他の各校の状況も参考にすることがたやすくなったわけです。それまでは
我々本部の人間に集中していた情報ですが、瞬時に全員に情報が回ります。時期によって異なるクレームの内容やその対応なども参考にすることができますし、競争意識も芽生えます。MLに登録しているメンバーは若いとはいえ仕事の質が違う選抜された人達ですから、マイナス方向に働くことはありません。期待したとおり、公開する情報量が落ちることはありませんでした。質の問題についても期待できそうです。一人特に気をはくホープがいて、彼と打ち合わせ済みですから。様子を見つつ必要なときだけ介入していこうと同意しています。介入するタイミングとポイントを間違えると逆効果ですのでよく見際めないといけませんが。

 ともかく、我々が指導しようとするよりも、ある程度自然に向上する仕組みにしたことは間違いありません。こういった新しいことを他社さんにも勧めるとたいていデメリットにばかり目が行って動かないところが多いのですが、それは安直に行おうとするから当然予測される結末です。
 そこに至るまでのプロセスや土壌つくりが最も物を言います。ついでにいうとそこまでに至る歴史(時間)も違いますからね・・・。

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